Back office en salud para que tu equipo cuide pacientes, no papeles.

El trabajo invisible que frena a las IPS

Detrás de cada consulta hay una cadena de tareas administrativas: verificar la afiliación, asignar la cita, confirmarla, tramitar la autorización, cargar documentos y responder las preguntas del usuario. Cuando ese trabajo recae en el personal asistencial o en un equipo administrativo pequeño, se acumulan las filas, las llamadas sin contestar y los pacientes molestos.

La unidad de gestión administrativa en salud de Grupo Axis existe para quitarte esa carga. Somos el back office de IPS, consultorios y prestadores de servicios de salud, para que tu equipo se concentre en el paciente.

Qué procesos tomamos

• Afiliaciones: recepción, validación y radicación de afiliaciones y novedades.
• Agenda médica: asignación, confirmación, recordatorios y reprogramación de citas.
• Autorizaciones: solicitud, seguimiento y comunicación al paciente.
• Trámites digitales: digitación, validación y gestión documental en tus plataformas.
• Atención al usuario: líneas de información y orientación por teléfono y canales digitales.

Puedes empezar con un solo proceso —por ejemplo, la agenda— y sumar los demás cuando veas resultados.

Cómo hacemos la transición

Empezamos con un diagnóstico de tus procesos actuales: volúmenes, tiempos, herramientas, cuellos de botella y la forma en que hoy se documenta cada trámite. Con eso diseñamos los procedimientos y entrenamos a un equipo dedicado a tu institución, que trabaja con tus protocolos y en tus sistemas.

Durante la operación hay supervisión permanente y control de calidad, con cobertura de lunes a sábado de 7 a. m. a 7 p. m. Cada semana recibes un reporte con la gestión realizada, para que tengas visibilidad completa de lo que pasa con tus pacientes y tus trámites.

Información de salud: dato sensible, trato sensible

La información de salud es un dato sensible según la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales en Colombia. La tratamos como tal: acceso limitado a quien lo necesita para el proceso, uso exclusivo para la finalidad acordada contigo y confidencialidad del equipo que la gestiona. Las reglas de manejo de la información se definen contigo antes de arrancar.

Beneficios para tu institución

Tercerizar el back office administrativo libera horas de tu personal asistencial, reduce las llamadas sin contestar y las citas perdidas, y ordena la trazabilidad de cada trámite. También te da flexibilidad: el equipo crece cuando sube la demanda, por ejemplo en temporadas de alta consulta, sin que tengas que contratar y formar personal nuevo cada vez. Y como recibes un reporte semanal, puedes ver dónde se atascan los procesos y tomar decisiones con datos.

¿Para quién es?

Para IPS, consultorios, centros médicos y demás prestadores que quieren crecer en pacientes sin crecer en carga administrativa; para instituciones que tienen picos de demanda en agendamiento o autorizaciones; y para equipos asistenciales cansados de hacer trabajo de oficina. Si además necesitas una línea de servicio más amplia, la sumamos con nuestro equipo de atención al cliente, y si tu institución tiene cuentas por cobrar, conoce nuestra cobranza de cartera.